Boekhouding als zzp’er

4 december 2023

Voor veel zelfstandige ondernemers zonder personeel (zzp'ers) kan boekhouding een ingewikkeld en tijdrovend proces zijn. Er komen een hoop nieuwe begrippen op je af als je begint als zzp’er. Het is van belang om een boekhouding bij te houden om de financiële gezondheid van je bedrijf te waarborgen en om te voldoen aan de vereisten van de Belastingdienst. 

Wat valt er onder ‘boekhouding’?

In jouw boekhouding worden alle financiële transacties van je bedrijf vastgelegd, geordend en geanalyseerd. Daaronder vallen de inkomsten, uitgaven, belastingaangiften en de financiële rapportages van jouw bedrijf. Een goed bijgehouden boekhouding is van belang om het succes van je bedrijf te waarborgen. Het geeft je inzicht in je financiële positie en het helpt je essentiële beslissingen te nemen in jouw ondernemerschap.

Belang van nauwkeurige boekhouding

Een nauwkeurige boekhouding is belangrijk voor zzp'ers om verschillende redenen. Het laat zien hoe goed je bedrijf werkt en welke dingen verbeterd moeten worden. Daarnaast zijn correct bijgehouden financiële documenten van belang bij het opstellen van belastingaangiften en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Zoals de btw-aangifte en de aangifte van inkomstenbelasting. Een goede boekhouding geeft je een duidelijk beeld van je financiële positie: je uitgaven, uitstaande facturen en beschikbaar kapitaal. Dit stelt je in staat om gegronde beslissingen te nemen, zodat je de bestaanszekerheid van jouw bedrijf waarborgt en je bedrijf kan laten ontwikkelen.

Basisbegrippen in zzp-boekhouding

Als zzp'er is het verstandig om vertrouwd te zijn met enkele basisbegrippen in boekhouding:

• Balans. Een balans is een overzicht waarbij je activa/bezittingen van je onderneming (zoals geld en bedrijfsmiddelen) worden vergeleken met je passiva/schulden (zoals leningen en openstaande facturen). 

• Winst-en-verliesrekening. De winst-en-verliesrekening laat het bedrijfsresultaat van jouw onderneming zien: heb je winst gemaakt of verlies geleden. In deze rapportage noteer je de gemaakte omzet en trek je er de gemaakte kosten van af en bereken je of je winst of verlies hebt gemaakt. 

• Kasstroomoverzicht of liquiditeitsbegroting.  Dit overzicht laat zien hoeveel geld er daadwerkelijk binnenkomt en uitgaat in een bepaalde periode. Daarmee kan je zien of je jouw rekeningen op tijd kan betalen en of je genoeg geld hebt om je bedrijfsactiviteiten in de toekomst voort te zetten. 

• Grootboek. Met een grootboek houd je overzicht over de vele kostenposten binnen jouw bedrijf. Met een grootboek orden je jouw boekhouding zodat je bijvoorbeeld sneller een winst-en-verliesrekening kan maken of belastingaangifte kan doen. 

• Crediteuren. Een crediteur is een persoon, bedrijf of instelling waar je nog een rekening aan moet betalen, omdat ze jou een dienst of product hebben geleverd. In jouw boekhouding staan crediteuren op de balans bij schulden, bij de passiva.

• Debiteuren. Een debiteur is een klant die de rekening nog moet betalen. Jij hebt de klant de factuur al gestuurd, maar die factuur staat nog open. In jouw boekhouding staan debiteuren op de balans bij bezittingen, bij de activa.

 

Stappen om je boekhouding op te zetten

Als zzp'er is het aan te raden om je boekhouding vanaf het begin goed op te zetten. Fouten in het opstellen van je boekhouding kunnen ervoor zorgen dat je een boete krijgt van de Belastingdienst. We hebben een aantal tips om het direct goed te doen vanaf het begin:

Kies een passende boekhoudsoftware of -systeem

Om je boekhouding te kunnen beheren, is het belangrijk om een passende  boekhoudsoftware of -systeem te kiezen. Heb jij bijvoorbeeld een vrij eenvoudige boekhouding, dan kan je deze met spreadsheets (Excel, Google Sheets) bijhouden. Indien je bedrijfsvoering ingewikkelder of groter wordt, dan is het verstandig om een boekhoudprogramma te nemen. Zoek software die past bij je behoeften, budget en niveau van ervaring. Dit maakt het bijhouden een stuk gemakkelijker.

Open een aparte zakelijke rekening

Het is sterk aan te raden om als zzp'er een aparte zakelijke rekening te openen voor je bedrijf. Dit maakt de scheiding tussen je zakelijke en persoonlijke financiën eenvoudiger. Het maakt het ook veel eenvoudiger om transacties en uitgaven te verifiëren bij belastingaangiften en eventuele financiële controles.

Wanneer je een zakelijke rekening opent, raden we je aan om verschillende banken te vergelijken voordat je een beslissing neemt, zodat je de beste optie voor je specifieke behoeften kunt vinden. Houd rekening met zaken als bankkosten, het gemak van online bankieren of een bank app, de beschikbaarheid van een creditcard en de kwaliteit van de klantenservice. 

Daarnaast is het belangrijk om je zakelijke rekening regelmatig te controleren en bij te werken. Houd je inkomsten en uitgaven bij, controleer je bankafschriften en zorg ervoor dat alle transacties correct zijn geregistreerd. In deze tijd kun je de meeste boekhoudsoftware koppelen met je rekeningen, zodat deze automatisch controles uitvoert. 

 

Belastingaangifte en boekhouding

Een van de belangrijkste aspecten van boekhouding voor zzp'ers is het begrijpen van belastingaangiften en hoe je boekhouding hierbij van pas komt. Hier zijn enkele belangrijke punten om op te letten:

• BTW-aangiftes. Als zzp'er moet je in de meeste gevallen btw-aangiftes indienen. Dit houdt in dat je de btw-bedragen op je verkoopfacturen optelt en aftrekt van de btw-bedragen op je inkoopfacturen. Het verschil is het bedrag dat je moet afdragen aan de Belastingdienst. Dien deze aangiften tijdig en correct in om boetes en andere problemen te voorkomen.

• Inkomstenbelasting. Naast btw-aangiften moet je als zzp'er ook inkomstenbelasting betalen. Je boekhouding speelt een cruciale rol bij het berekenen van je inkomen en het identificeren van aftrekbare kosten. Door je inkomsten en kosten bij te houden, kun je ervoor zorgen dat je alle belastingvoordelen benut en tegelijkertijd voldoet aan de wettelijke verplichtingen.

• Vennootschapsbelasting. Heb jij als zzp’er een BV of een andere rechtsvorm die als onderneming wordt beschouwd, zoals een NV, een stichting of vereniging met winstoogmerk? Dan moet je ook een aangifte vennootschapsbelasting (vpb) doen. VPB is een belasting die in Nederland wordt geheven over de winst van het bedrijf.

• Aftrekposten. Het is ook handig om te weten dat er verschillende aftrekposten zijn waar je mogelijk recht op heeft als zzp'er. Denk hierbij aan kosten voor je bedrijfsruimte, zakelijke reizen en representatiekosten. Door deze kosten op de juiste manier te documenteren en bij te houden, kun je ervoor zorgen dat je optimaal profiteert van belastingvoordelen.

Wanneer je als zzp'er aan de slag gaat, is het belangrijk om te begrijpen hoe belastingaangifte en boekhouding werken. Het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een manier om je financiën op orde te houden en je bedrijf te laten groeien.

 

Het inhuren van een boekhouder voor je bedrijf

Sommige zzp'ers overwegen om een boekhouder in te huren om hun boekhouding te beheren. Dit kan verschillende voordelen met zich meebrengen, maar we raden je aan de kosten en voordelen af te wegen voordat je deze beslissing neemt.

Wanneer en waarom een boekhouder inhuren

Als je boekhouding complexer wordt en je merkt dat je veel tijd kwijt bent aan het bijhouden van je financiën, kan het inhuren van een boekhouder een verstandige beslissing zijn. Een boekhouder kan je helpen bij het opzetten en onderhouden van je boekhoudsysteem, het indienen van btw-aangiften en inkomstenbelasting aangiften, en het genereren van financiële rapportages. Daardoor krijg jij weer meer tijd om je te richten op jouw kernactiviteiten, daar waar jij goed in bent, en kan je er van op aan dat je boekhouding goed wordt beheerd.

De kosten en voordelen van het inhuren van een boekhouder

Het inhuren van een professionele boekhouder brengt kosten met zich mee. De kosten zijn o.a. afhankelijk van de omvang van jouw boekhouding en de diensten die je van de boekhouder nodig hebt. Het is belangrijk om deze kosten af te wegen tegen wat het oplevert, zoals tijdsbesparing, professioneel advies en gemoedsrust dat je boekhouding in goede handen is.

Daarnaast kan het inhuren van een boekhouder ook andere voordelen met zich meebrengen. Een professionele boekhouder heeft kennis van de laatste belastingwetten en -regels, waardoor je kan profiteren van mogelijke belastingvoordelen. Bovendien kan een boekhouder je helpen bij het identificeren van potentiële kostenbesparingen en het optimaliseren van je financiële processen.

Verder kan een boekhouder ook fungeren als een waardevolle adviseur voor je bedrijf. En  je helpen bij het analyseren van je financiële gegevens en het identificeren van trends en patronen die van invloed kunnen zijn op je bedrijfsprestaties. Zo ontvang je strategisch advies om je bedrijf te laten groeien en je winstgevendheid te verbeteren.